Verpackungskosten senken & Prozesse optimieren

Im Versandwesen aller Unternehmen nehmen Verpackungsmaterial und Verpackungsprozesse als Kostenfaktor eine oft unterschätzte Rolle ein. Da die Prozesse genauso wie die Lieferanten oft gemeinsam mit dem Unternehmen gewachsen sind werden sie später kaum mehr hinterfragt. Oft wird bei der Planung außerdem nur der Einkaufspreis gesehen und vergessen, dass je nach Art der Verpackung eine Reihe von Folgekosten entstehen. Ein Bewusstsein für die zahlreichen Aspekte von Verpackungsmaterial als Kostentreiber zu entwickeln, bietet den ersten Ansatzpunkt zur Senkung der Verpackungskosten. Neben dem Einstieg ins Kostenthema ist dabei eine fortlaufende Analyse aller zugehörigen Prozesse wichtig, um dauerhaft ein attraktives Einsparpotenzial zu nutzen und Prozesse in Verpackung & Versand zu optimieren, um die Verpackungsoptimierung auf Basis eines besseren Workflow und weniger gebundener Lagerkapazitäten effektiv zu gestalten. Diese Prozessanalyse im Bereich Versand, Fertigung & Verpackung entfällt häufig, denn die Verpackungsoptimierung ist auf der Leidenschaftsskala der meisten Unternehmer/innen sehr weit unten angesiedelt. Aber eigentlich ist das Ganze einfacher als gedacht und schon kleine Veränderungen setzen großes Einsparpotenzial frei. Außerdem gibt es kompetente Ansprechpartner und Experten, die Sie bei der bereichsübergreifenden Prozessanalyse unterstützten, abteilungsübergreifende Interviews führen und auf ein großes Netzwerk an Lieferanten und Herstellern zurückgreifen können. Nur so haben Sie das nötige Know-How, um Preise auf ihre Marktgerechtigkeit zu prüfen, da diese auch oft von den aktuellen Rohstoffpreisen abhängen. All‘ diese Faktoren können Sie als Unternehmer nicht selber im Blick haben, weshalb Sie kompetente Ansprechpartner, Hersteller und Lieferanten dafür einsetzen sollten. Denn auch Ihr Unternehmen verschenkt große Rationalisierungspotenziale, wenn gewohnte Abläufe an die Stelle von durchdachten Verpackungsprozessen und Materialien treten. Hierfür übernehmen moderne Verpackungsdienstleister eine ähnliche Rolle wie herkömmliches Controlling, indem sie Optimierungspotenziale und Problembereiche aufdecken.

Die vielen Aspekte von Verpackungskosten im Überblick

Als Hersteller & Großhändler von Verpackungsmaterial fokussiert activaTec sich seit jeher darauf, mit seinen Verpackungslösungen wie der Luftpolstermaschine oder unserer extrem dehnbaren Stretchfolie sowohl die Arbeitsschritte zu vereinfachen als auch die Menge an verbrauchtem Verpackungsmaterial zu reduzieren. Durch den Einsatz von Luftpolsterfolie statt herkömmlichem Füllmaterial erreichen Sie beispielsweise einen besseren Volumennutzungsgrad je Sendung, ersetzen mit nur einer Rolle 10 x 500 Liter-Säcke Styroporchips und sparen dank des Befüllens der Kissen und Matten mit Luft am Packtisch zusätzlich Kosten bei der Anlieferung. Ganz zu schweigen vom viel geringeren Lagerplatz, den Sie für die Luftpolsterfolienrollen benötigen. So senken Sie Verpackungskosten effektiv. Doch die Kosten des Verpackungsmaterials sind nur einer von vielen Aspekten der Verpackungsoptimierung. Eigentlich machen die Beschaffungskosten von Verpackungsmitteln im Schnitt sogar nur 20% der gesamten Verpackungskosten aus. Die restlichen 80% sind Kosten für Verpackungsprozesse wie der Aufwand für den Versand, die Personalkosten für die Verarbeitung und interne Logistik.

In welchem Umfang Kosten für Verpackungen von Paketen bis zum Gebinde anfallen, hängt natürlich von individuellen Faktoren wie Branche oder Firmengröße ab. Grob lässt sich dennoch sagen, dass branchenübergreifend nur circa ein Drittel aller Kosten rund um das Verpackungswesen für den Ankauf des Verpackungsmaterials anfallen. Es gibt eine Reihe von versteckten Kostenfaktoren, die auch als unsichtbare Verpackungskosten bezeichnet werden.

Unsichtbare Verpackungskosten sind beispielsweise:

  • Lagerung des Verpackungsmaterials
  • suboptimaler Volumennutzungsgrad (Sendungen besser planen und auf Kartongrößen anpassen)
  • veraltete Spezifikationen
  • ein überholtes Sortiment an Verpackungsmaterialien
  • Kosten in Kommissionierung und Versandwesen
  • Entsorgung von Verpackungen
  • Kosten für hausinterne Verpackungs- und Logistikprozesse
  • zu hoher Materialverbrauch

All‘ diese Faktoren optimieren Sie bereits mit unseren innovativen Verpackungsmaterialien. Neben der bereits erwähnten Luftpolsterfolie profitieren Sie hier zum Beispiel auch von unserer Mehrlayer-Stretchfolie. Dank des 300%igen Dehnpotenzials können Sie unsere Stretchfolie in weniger Arbeitsschritten bzw. Umrundungen der Palette und mit weniger Materialverbrauch zum Einstretchen von Paletten verwenden.

Kommt es zusätzlich noch zu einer hausinternen Abwicklung von Retouren und werden Verpackungen zentral über den eigenen Vertrieb verarbeitet, wird der Umgang mit Verpackungen schnell in Dutzenden von Firmenprozessen zum unbekannten Kostentreiber. Die gesamte Wertschöpfungskette muss analysiert werden, um einen echten Ansatz für die Reduktion der Verpackungskosten zu erhalten. Wie man Retourenabwicklung & Prozesse optimiert haben wir bereits in einem anderen Artikel ausführlich beleuchtet.

Intelligente Verpackungsoptimierung zur Reduktion aller Glieder der Verpackungskosten

Sobald die Zusammenhänge rund ums hausinterne Versandwesen bekannt sind, ist eine Analyse der einzelnen Schnittstellen ratsam. Beispielsweise sollten größere Unternehmen im Rahmen einer ganzheitlichen Verpackungsoptimierung die Gegebenheiten an ihren einzelnen Standorten analysieren.

Die Analyse der Verpackungsprozesse im Rahmen einer intelligenten Verpackungsoptimierung umfasst:

  • Verpackungsbeschaffung
  • InHouse-Logistik (Intralogistik)
  • Kommisionierung
  • Versand
  • Versandlogistik
  • spezielle Kundenwünsche (Wiederverwertbarkeit, Umweltfreundlichkeit, repräsentative Verpackungen)
  • Verpackungsvarianten

Hier können Abweichungen in den Abläufen Indizien für gute und schlechte Strategien im Umgang in Verpackungen liefern. Das direkte Gespräch mit einzelnen Abteilungen vom Einkauf über das Lager bis zu logistischen Fachkräften ist hilfreich, um verschiedene Perspektiven rund um das Thema Verpackungen zu gewinnen. Dabei helfen Ihnen unter anderem auch Profis wie zum Beispiel das Team von verpackungskosten-optimieren.de.

Natürlich kann die Überlegung lohnen, ob das bislang verwendete Verpackungsmaterial weiterhin geeignet ist oder gute Alternativen bereitstehen. Hierunter sollten die Qualität des Materials nicht leiden, um einen sicheren Warenversand zu gewährleisten. Bessere Ansatzpunkte ergeben sich für den Umgang mit den Verpackungen im Haus, beispielsweise bei der Etikettierung und dem Packen der Kartons im Lager oder der Versandabteilung. Je nach Kundenkreis und Branche ist es außerdem möglich, bei Dienstleistern von einem Verpacker-Pool zu profitieren. In diesem Fall werden Verpackungen nur dann bereitgestellt und bezahlt, wenn sie konkret von Ihrem Unternehmen benötigt werden. Dies spart Lagerkosten und beschleunigt eine Vielzahl von internen Prozessen, sobald sich das System hausintern eingespielt hat.

Ein weiterer Aspekt intelligenter Verpackungsoptimierung heißt Predictive Analytics und eine Analyse der Supply-Chain. 

Durch eine sorgfältige Analyse bisheriger Spitzen in Versand, Produktion und anderen Bereichen der Logistik kann beispielsweise eine genauere Einschätzung der benötigten Mengen ermöglicht werden. Ebenso kann man beispielsweise identifizieren, dass gewisse Verpackungsgrößen zu bestimmten Zeiträumen kaum benutzt werden und hier vielleicht Multi-Verpackungen die Lösung sein könnten. Weiterhin identifiziert man mithilfe von Big Data auch präziser, wo Effizienzsteigerung wirklich Sinn macht, denn nicht immer hat der unternehmerische Instinkt Recht.

Synergieeffekte der Verpackungsoptimierung nutzen

Im Rahmen der Prozessanalyse und der abteilungs- und standortübergreifenden Interviews werden häufig auch Maßnahmen deutlich, die auf das Arbeitsumfeld und den Workflow in Produktion, Verpackung und Versand anwendbar sind. Hier kann man häufig schon mit äußert preiswerten Maßnahmen die Verpackungsoptimierung vorantreiben. Durch eine präzisere Auswahl der verwendeten Verpackungen kann man beispielsweise auch den Arbeitsaufwand und die Belastung der Mitarbeiter reduzieren, was wiederum indirekte Kosten wie Krankheitstage und Fluktuation verringert. Hier können bspw. Stehhilfen und einstellbare Packtische Abhilfe schaffen. Ebenso ist es sinnvoll, Packtische clever zu organisiere und die notwendigen Schritte auf ein Minimum zu reduzieren. Unser Zubehör für Luftpolstermaschinen bietet beispielsweise die Möglichkeit einen mobilen Packtisch zu verwenden, sodass nicht jeder Packtisch eine eigene Maschine benötigt und diese trotzdem immer dort eingesetzt werden kann, wo sie gerade benötigt wird. Auch Kleinigkeiten wie das Austauschen von Styropor gegen Luftpolsterfolie als Füllmaterial hat weitere positive Effekte. Zum Beispiel können Ihre Mitarbeiter die Folienrolle bequem in der Tasche transportieren und sind so überall einsatzbereit, anstatt ständig zum Lager mit den Styroporsäcken laufen zu müssen.

Auch der Einsatz moderner Handstretchfolie ermöglicht nicht nur das Einsparen von Material. Gleichzeitig ist das Abrollen per Hand oder mithilfe unserer Stretchfolienabroller deutlich einfacher und spart somit ebenfalls Arbeitskraft.  Paletten-Dehnband hilft wiederum dabei, Waren bei internen Bewegungen vor dem Umkippen zu schützen, ohne sie jedesmal komplett einstretchen zu müssen, was zusätzlich Material und Zeit spart.

Verpackungsvielfalt reduzieren

Eine weitere Maßnahme, die im Rahmen der Verpackungsoptimierung häufig vernachlässigt wird, ist die Reduzierung der Verpackungsvielfalt. Moderne Verpackungsmaterialien ermöglichen es zum Beispiel in Form von variablen Faltkartons, die Größe der Verpackung auf das Produkt anzupassen, statt diverse Verpackungsgrößen auf Lager zu haben. Das spart Beschaffungskosten, Lagerkapazität und Arbeitsschritte. Außerdem erhöhen Sie so den Volumennutzungsgrad, denn durch die passgenaue Form je Produkt sparen Sie Füllmaterial. Auch die Auslastung der Verpackungsträger wie Europaletten wird verbessert. Häufig werden außerdem Warnhinweise wie „Bruchgefahr“ oder „Vorsicht Glas!“ als Aufkleber auf Kartons befestigt. Modernes und kostensparendes Warnklebeband kombiniert Klebeband und Warnhinweis und spart ebenfalls Arbeitsschritte und Kosten.

Den Umgang mit Verpackungen als ganzheitliches Problem betrachten

Der effiziente Umgang mit Verpackungen in Ihrem Unternehmen wird von allen Seiten gewünscht. Welche Probleme dabei auftreten und welche Kosten sich vermeiden ließen, wird dabei nur in den jeweiligen Abteilung deutlich und von entsprechenden Mitarbeitern angesprochen. Anstatt einzelne Symptome des Problems in Lager, Einkauf oder Vertrieb zu behandeln, sollte der Umgang mit Verpackungen über einen ganzheitlichen Ansatz betrachtet werden. An den richtigen Stellen angesetzt, wirken sich Veränderungen positiv auf diverse Firmenbereiche aus, schließlich hängt die gesamte Wertschöpfungskette eng zusammen. Oft lohnt eine externe Beratung, um erste Anhaltspunkte für die Optimierung des eigenen Versandwesens zu erhalten.